Ondanks allerlei voorzorgsmaatregelen kan er in een gebouw toch brand ontstaan. Al snel ontstaat er dan een levenbedreigende situatie, vooral door de grote rook- en hitteontwikkeling. Iedereen moet het gebouw dus zo snel mogelijk verlaten. In een ontruimingsplan staat wie welke actie moet ondernemen in geval van een calamiteit. Het bevat taken en instructies en tekeningen van de vluchtwegen. Een ontruimingsplan van gebouwen is verplicht volgens de bouwverordening, de Arbowet en het Arbobesluit.

Een ontruimingsplan moet zo worden opgezet dat de brandweer het kan toetsen. Als het ontruimingsplan onderdeel uitmaakt van een bedrijfsnoodplan of  bedrijfshulpverleningsplan, dan moet het zelfstandig en uitneembaar zijn.

Een ontruimingsplan ziet er voor elk gebouw anders uit. Wel heeft het steeds dezelfde onderdelen. Hieronder volgen de belangrijkste.

• Inleiding/ toelichting
  Denk om te beginnen aan zaken als:
  • de noodzaak van het ontruimingsplan;
  • de calamiteiten waarbij het plan wordt gebruikt;
  • een leeswijzer;
  • een eventuele afstemming met ontruimingsplannen van aangrenzende kantoren;
  • de ondertekening van de directie, waardoor het plan een officiële status krijgt.
• Situatietekening
  De basis van het ontruimingsplan is een weergave van de situatie. Op de tekening moet de ligging van het gebouw ten opzichte van zijn omgeving duidelijk worden.
• Gebouw, installatie- en organisatiegegevens
  Vermeld hier alle relevante gegevens voor de beoordeling van het ontruimingsplan. Dit zijn onder andere:
  • een overzicht van de algemene gegevens, zoals hoeveel personen er op welke tijdstippen aanwezig zijn en het aantal verdiepingen van het gebouw;
  • een opgave van de technische installaties die te maken hebben met brand en/of ontruiming.
• Alarmeringsprocedure intern en extern
  • De alarmeringsprocedure moet zijn verdeeld in intern en extern.
  • Intern: hoe worden de directe omgeving en de bedrijfshulpverlening gealarmeerd?
  • Extern: hoe worden de externe hulpdiensten (brandweer, politie, ambulance) gealarmeerd?

• Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie
  Vermeld hier wie de bevoegdheid heeft om tot ontruiming over te gaan en hoe er ontruimd wordt.
• Wat het personeel moet doen
  Beschrijf hier welke acties het hele personeel moet ondernemen, niet alleen de bedrijfshulpverlener. Denk ook aan de taken van de receptionist/portier in geval van een ontruiming.
• Taken anderen
  Het verdient aanbeveling om bij de taakbeschrijving ook een checklist met verantwoordelijkheden te maken. De omschrijving van taken van de hoofd bedrijfshulpverlening coördineert. Hetbedrijfshulpverlener is beperkt tot inzetacties. Wat een BHV’er verder moet doen, moet bekend zijn. Denk ook aan taken van de opsomming van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in geval van een calamiteit.directie. Geef hier een opsomming van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in geval van een calamiteit. 
• Oefen het ontruimingsplan
  Zorg ervoor dat het plan geen dik boekwerk wordt. Een kort en bondig ontruimingsplan werkt vaak beter. Daarnaast is het belangrijk dat het niet alleen op papier staat; iedereen moet het zich eigen maken, ontruimen moet een automatisme zijn. Oefen daarom regelmatig uw ontruimingsplan.